INI ADALAH LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT MAIL-MERGE

REUNI AKBAR

ALUMNI SMP NEGERI 25 BEKASI

Kepada Yth,

Saudara/i

«nama»

Di

«tempat»,«kota»

          Mengharap kehadiran saudara/i <nama> untuk menghadiri rapat reuni akbar,yang insyaAllah akan dilaksanakan pada :

Hari/tanggal            : Minggu,6 Maret 2011

Waktu                     : 08.00 s.d Selesai

Tempat                   : Rumah Saudari Fitri,Pondok Ungu,Bekasi Utara

          Kami mengharapkan kedatangan Anda.

Terima kasih.

         

Diatas adalah contoh surat yang akan di buat mail merge. Disana ada field <nama>,<alamat>,<kota>. Selanjutnya adalah :

Ø  Klik mailings,lalu pilih start mail merge,selanjutnya pilih step by step mail merge wizard

Ø  Kemudian pada bagian kanan jendela Microsoft word 2007,  akan muncul jendela Mail Merge.  Pada Select document type pilih letters,  kemudian klik pada  Next: Starting document ,

Ø  Tahap selanjutnya pada  Select starting document  pilih Use the current document,  kemudian pilih Next: select recipients

Ø  Tahap selanjutnya pada   Select recipents pilih pada Type a New list,  lalu klik pada Create

Ø  Setelah klik tombol create, Jendela  New Address list akan terbuka seperi gambar di bawah ini. karena hanya menggunakan tiga address yaitu <nama>, <alamat>, dan <kota>, maka kita buat ketiga address tersebut secara manual, dengan cara klik pada tombol customize Columns

Ø   Klik Customize Columns, akan terbuka jendela  Customize addres list seperti gambar di bawah ini. hapuslah semua yang ada pada Field names dengan cara Klik pada tombol Delete,

Setelah  menghapus semua Field names , klik pada Add untuk menambahkan Field baru, kemudian ketikkan nama Field dan klik tombol OK. (nama field pada latihan ini  “nama”, “alamat”, dan “kota” ) ,Seperti berikut

Ø  Lalu akan tampil seperti berikut :

Ø  Klik ok dan masukkan data nama,alamat dan kota pada kolom yang tersedia

Ø  Lalu ok, lalu address list yang baru pun akan tampak seperti gambar di bawah ini,  dan  klik pada tombol OK

Ø  Sebelumnya adalah menyimpan data yang di input tersebut,lalu akan muncul kotak seperti diatas

Ø  Kemudian klik ok

Ø  sekarang letakkan kode mail merge pada ruang kosong yang telah kita sediakan tadi, yaitu untuk ruang <nama>, <alamat>, dan <kota>.

Ø  Lalu pilih insert merge field,lalu pilih nama,alamat dan kota,maka akan tampil seperti berikut :

Kepada Yth,

Saudara/i

«nama»

Di

«tempat»,«kota»

Ø  Untuk merubah kode  <nama>, <alamat>, dan <kota> menjadi data yang sebenarnya klik pada Icon  Preview Result

Ø  Maka secara otomatis akan tampil sebagai berikut :

Kepada Yth,

Saudara/i

Rizka

Di

Pondok Ungu,Bekasi

Ø  Sedangkan untuk menampilkan data urutan kedua, ketiga dan seterusnya, klik pada tanda panah ke kanan, sedangkan untuk kembali klik pada tanda panah ke kiri.